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#40. 이모티콘을 넘어: 이메일을 통한 관계 형성을 위한 5가지 방법(Beyond Emotions - 5 Smarter ways to connect on Email)

3월 15, 2016년 21:00
 
 

이모티콘을 넘어: 이메일을 통한 관계 형성을 위한 5가지 방법

 

아 이모티콘들! 십대들에게 이모티콘이란 문자나 이메일에 사용하는 약어들과 함께 떼놓을 수 없는 친구 같은 존재이다. (예를 들면 ㅋㅋㅋ)  어떤 약어들은 어른들이 쓰기에 적당한 것도 있다. "이모티콘은 개인간 의사 소통 시에도 유용하게 쓰이는데 이전부터 알고 지내던 사이일 때 약어를 더 선호하고 쉽게 사용한다." 고 월 스트리트 생존 가이드"의 저자 로이 코헨은 말한다. 그러나 당신이 인스턴트 메시지(채팅)로 직장 내 절친과 주말일정에 대해 채팅을 하고 있는 것이 아니라면, 회사 일로 대화를 나눌 때는 이모티콘을 사용하지 않는 것이 좋다. "업무상 메일에는 적절하지 않을 수도 있다. 이모티콘은 유치하고 아이들같이 보일 수 있다."라고 코헨은 말한다. 효과적인 업무상 이메일 활용에 관한 5가지 방법은 다음과 같다.

가능한 정중하라.

업무상 메일에서 약자는 피하라. 직접 요청을 할 때, "부탁 드립니다. "---에 대해 진심으로 감사 드립니다." 같은 문구를 꼭 쓰고 이유도 설명한다: 이런 문구를 통해 상대방이 가질 수 있는 책임감이나 노력을 당신이 잘 알고 인정하고 있음을 보여줄 수 있다." 라고 인스텝 컨설팅사의 콜레트 엘리스는 말한다. 엘리스가 전하는 또 다른 제언은: 정말 급박한 경우가 아니라면 가능한 빨리또는 즉시같은 단어는 피한다. 대신 상대방 상황에 맞춰, 일을 처리해줄 것을 요청한다.

대화체로 적어라.

다정함이나 공감을 표현하기 위해 어떤 상징어를 사용할 필요는 없다. – 대신 문구를 사용하라. "바른 문법, 스펠링, 편지 또는 적절한 내용을 메일에 적어라. 보내기 전에 꼭 반복해서 읽어보라." Abilities Enhanced사의 CEO인 커리어코치 Meg Montford는 말한다. 오자 없이 이메일을 보내는 것만으로 당신이 얼마나 신경을 써서 관리하는지를 보여줄 수 있다.

큰 소리로 읽어라.

이메일을 큰소리로 읽어보면(아니면 마음 속으로라도) 받는 사람이 읽었을 때의 느낌을 알 수 있다.  "다른 사람에게서 메일을 받았다고 가정하고 어떤 느낌이 들지 생각해보라. – 읽었을 때, 유쾌하지 않거나 적대적인 감정을 일으킬 만한 단어나 문구는 없는가?"를 생각해보라고 엘리스는 말한다. 만약 있다면 다른 말로 대체해야 한다.

빈정대는 말투를 피하라

이메일을 잘 쓰려면 전문성 있고 깔끔한 어조를 유지해야 한다. 빈정거리는 느낌을 주게 되면 엄청난 손실도 함께 따른다. 얼굴이나 손짓 등이 보이지 않은 상태에서 유머감각을 발휘하려면, 자칫 빈정대는 투로 느껴질 수도 있다. "간결하면서도 자연스러운 톤으로 자신의 의견을 잘 전달하는데 집중하라. 좋은 뜻으로 하더라도 농담이나 빈정거림이 기분 나쁘게 들릴 수도 있다." Six Figure Start사의 파트너인 캐롤린 세니자가 말한다.

전화를 걸어라.

당신에게 맞는 적절한 톤으로 이야기하는지 확신이 없다면, 그 사람에게 다가가 말을 걸어보거나 전화를 한다. 여기서의 핵심은 이메일이 항상 최선의 방법은 아닐 수 있다는 점이다. 특히 민감한 문제라면 더더욱 그러하다고 엘리스는 말한다. 전화를 하게 되면 당신이 말하는 내용에 대한 상대방의 반응을 가늠할 수 있고 그에 따라 어조나 내용을 조절할 수 있다. 직접 만나면 상대의 신체 언어나 표정을 보고 확인할 수 있다

 

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