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#24. 디지털 시대, 과중한 업무량 조절을 위한 5가지 전략(5 strategies to get ahead of your growing workload in the digital age)

11월 18, 2015년 22:03
 
 

디지털 시대, 과중한 업무량 조절을 위한 5가지 전략

매일 해야 할 일이 많다 보면 처리할 자신도 없고 업무에 치여 지내는 것처럼 느껴지기도 한다. 업무 부담은 시간이 갈수록 늘어난다. 전화, 이메일, SNS로 연락을 받게 되면 진정 중요한 것 보다 최근의 일과 목소리 높여 요구하는 업무에 더 집중하게 된다. 그렇다고 업무량이 변하진 않는다. 그러나 이를 관리하는 방식은 변화할 수 있다. 우선순위를 잘 정하면, 해야 할 것에서부터 꼭 할 필요가 있는 일을 구분해낼 수 있고, 임무 중 관리 가능한 목표와 다음 행동 단계들을 세분화할 수 있다. 업무 우선 순위를 정하는 5가지 전략은 다음과 같다.

1.     업무 리스트를 정리하라.

제일 하위에 있고 현실적으로 완수할 수 없는 업무는 삭제하거나 이동시켜라. 그 자리에 좀더 집중을 요하는 업무로 대체한다. 좀더 집중해야 할 업무순서대로 순위를 매긴다. 또는 업무 관리 소프트웨어를 사용한다. 모바일 버전도 좋고 뭐든 효율적으로 업무리스트를 관리할 수 있는 방법을 사용한다.

2.     이메일함을 관리하라.

이메일은 훌륭한 커뮤니케이션 방법이다. 그러나 메일함 체크 자체가 시간이 많이 소요된다. 하루 받는 메일 중 20%만이 총 체크시간 중 80%정도를 투자할 가치가 있는 내용이다. 남은 이메일을 정리하고 없애는 활동을 통해 중요한 메일들을 더 잘 관리할 수 있게 해준다.

3.     목표를 정하라

주별로 최우선적인 목표와 실질적으로 2순위인 업무를 정하라. 이를 잘 숙고한다면 놀라운 답을 답을 얻게 될 것이다. 단지 적어놓고 잊어버리는 것은 삼가 하라. 목표를 다시 생각해보고 성취하거나 타당성이 낮으면 바로 수정하라. 목표 달성과정을 지속적으로 점검할 수 있도록 항상 디지털이나 모바일 기기에 이메일 어플이나 소프트웨어를 활용할 수도 있다.

4.     중요성 vs 위급성을 평가하라

업무가 중단되는 상황이 중요하게 보일 수도 있다. 그러나 진정 그럴까? 진정으로 중요한 것을 보게 되면 꼭 성취할 필요가 있는 업무에 대한 집중도를 높일 수 있다. 위급한 업무는 바로 지금 해야 할 것처럼 보이지만 진정 그런 것인지 아니면 그렇게 보이는 것인지 판단할 시간을 가져야 한다. 이메일 함에 실행 폴더를 만들거나 다른 소프트웨어에 To-do 리스트를 만들어서 위급한 업무 여부에 대한 판단력을 놓치지 않도록 한다.

5.     스케쥴 만들기

중요하다고 결정했던 업무를 생각해보고 그 일을 처리할 충분한 시간이 있는지 확인한다. 업무방해요인은 언제든 일어날 수 있다. 중요한 것은 시간비용을 계산하여 엄청난 양의 받은 편지함을 관리하고 우선 순위에 영향을 주지 않으면서 긴급 전화를 처리하는 것이다.

 

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