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#11. 업무 절차 및 프로세스 개선

8월 18, 2015년 01:50
 


업무 절차 프로세스 개선

조직의 처리에는 일련의 절차 프로세스가 존재한다. 일단 기존에 존재하는 프로세스를 명확하게 이해했다면, 발전적 개선방안에 집중해야 한다. 문제요인을 최소화하기 위해 다음 핵심포인트를 명심하고 단계를 검토한다.


단순화

쉽거나 빠르거나 또는 적은 자원으로도 실행 가능한 단계를 찾아보라.  해당 산업 분야에서 기술면, 소프트웨어적인 , 최상의 실행 측면에서 변화가능요인을 찾아본다. 이동횟수나 이동 파트가 줄어들 수도 있다. 인력이나 기계류, 원자재 이동거리도 줄어들 있다. 프로세스 상의 절차 수는 유지되는 경우도 있다.

 

결합

  가지 이상의 상이한 운영기능을 결합할 있는 기회를 찾아라. 프로세스에 관련된 사람의 수를 줄인다. 사람, 기능, 부서가 많은 역할을 하게해서 많은 가치를 창출할 있게 한다. 추가적인 단계나 작업이 발생할 있는 중복부분을 찾아보라.

 

부가가치추가

새로운 관점을 활용하여 프로세스 단계에 부가 가치를 창출하라. 새로운 부가가치를 창출하거나 프로세스상 어딘가에서 만들어질 있는 가치를 위해 단계별로 어떤 활동을 해야 하는지 정하라프로세스 상에 특정한 요소를 추가하여, 부가가치 창출에 투자할 만한 가치가 있다는 것을 명확히 하라. 가치란 궁극적으로 고객에 의해 결정되는 것이다. 항상 외부의 균형감각을 유지하라.

 

재조정

  과정에는 인력과 장비, 업무공간, 원자재의 이동 등이 포함되어있다. 운영면이나 활동 순서에 변화가 가능한 부분들을 살펴보라. 인력 재배치나 장소나 부서 이동에 의해 어떤 사항들이 빨리 또는 늦게 완수 있을까?  작은 변화가 차이를 만들어낼 있다.

 

명확화

 때로는 프로세스는 맞는데 지속적으로 사후관리가 되는 경우를 보게 된다. 단지 변화를 위한 변화는 조심해야 한다. 사람들이 프로세스를 제대로 숙지하고 있는지, 추가 교육이 필요한지, 변화된 과정을 따라야 하는지에 대해 확신은 갖고 있는지 등을 점검해야 한다. 바로 부분에서 커뮤니케이션과 인간관계 기술이 필요하다.

 

제거

 이는 가장 효과적이고 가장 쉬운 접근법이다. 장기 프로세스를 테스트해보면 이상 필요하지 않은 단계들을 발견하게 된다. 불필요한 단계를 제거하기 위한 목적으로 투자할 시간이나 자원이 없는 경우가 많다. 제거단계를 실행하기 전에 단계가 필요한가에 대해 조직 관계자들과도 협의한다.

 

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